– المبادرة بجدولة المواعيد ومختلف الاجتماعات والأنشطة بدقة.
– تحديث جدول الاجتماعات بشكل يومي لجميع الأنشطة الروتينية والطارئة بدون التنبيه من المدير.
– مراجعة التقويم الإلكتروني مع المدير كل صباح وعلى مدار اليوم، أو ووفق الحاجة، لضمان اطلاع المدير على الاجتماعات المجدولة خلال اليوم.
– عمل الترتيبات اللازمة للاجتماعات والأنشطة قبل الموعد المحدد لها دون تنبيه من المدير بما في ذلك جاهزية موقع الاجتماعات، والتحقق من عمل الأجهزة، وترتيبات الضيافة بما تمليه سياسات وإجراءات المركز ووفق المواعيد المحددة.
– جمع وتنظيم جميع الوثائق والمذكرات والبيانات الخاصة بالاجتماعات ومراجعتها مع المدير قبل موعد الاجتماعات.
– حضور وتحرير محضر الاجتماع الذي يتم التكليف به خلال فترة زمنية مقبولة بالنظر للمهام المعلقة والأولويات.
– استقبال العملاء الداخليين والخارجيين واتخاذ الإجراءات الواجب اتخاذها وفق كل حالة.
– استقبال المكالمات الواردة للقسم وإحالتها إلى المدير أو للموظف المعني في القسم أو التعامل معها شخصياً وفق كل حالة.
– استلام وفتح البريد التقليدي والإلكتروني بشكل متكرر خلال اليوم لتسليمها للمدير أو إلى الأشخاص المعنيين أو التعامل شخصيا معها.
– الرد على الطلبات والاستفسارات الروتينية والطلبات الأكثر تعقيداً والشكاوى الواردة بالشكل المطلوب خلال فترة مقبولة من تسلمها.
– القيام بمجموعة واسعة من الأعمال السكرتارية بما في ذلك القيام بمهام الطباعة والمراسلات وتحرير التقارير والاتفاقيات والعقود أو الوثائق أخرى وحفظها وتحديثها وفق توجيهات المدير.
– جمع المعلومات من المصادر المعنية واللازمة لإعداد التقارير الأسبوعية / الشهرية / الربع سنوية ومؤشرات الجودة باستخدام المصطلحات الصحيحة ومع مراعاة دقة البيانات الإحصائية. وكذلك التأكد من اطلاع المدير والمتابعة المستمرة لمراجعتها.
– تقديم المساعدة والدعم لموظفي القسم فيما يتعلق بالأمور الإدارية.
– القيام بترجمة الوثائق والكتيبات والنماذج من اللغة العربية إلى اللغة الإنجليزية والعكس وفق تعليمات المدير (إن أتقن).
– المساعدة في المشاريع التي يشرع بها القسم أو الفريق مثل الدورات التدريبية وعمل الكتيبات وتثقيف الموظفين والمستفيدين، وتنظيم مختلف الأنشطة الخاصة بالمركز.
– المشاركة في الأنشطة التي تساهم في النمو والتطور المهني.
– صياغة المذكرات الداخلية والخطابات للجهات الخارجية وفق المعايير التي يعمل بها المركز.
– إيصال الرسائل الواردة للمكتب للأشخاص المعنيين بطريقة مناسبة وفورية.
– المساعدة في البرنامج التعريفي للموظفين الجدد.