تعلن مؤسسة الملك عبدالعزيز ورجال للموهبة والإبداع (موهبة) في الرياض عن توفر وظيفة إدارية بمسمى سكرتير تنفيذي (Executive Secretary) لحملة الدبلوم أو البكالوريوس على النحو التالي:

المتطلبات:

– أن يكون المتقدم أو المتقدمة سعودي الجنسية.
– حاصل على الدبلوم أو البكالوريوس في (السكرتارية التنفيذية، إدارة المكاتب، إدارة الأعمال، الإدارة المكتبية) أو ما يعادلهم.
– يفضل من لديهم خبرة موثقة في مجال مشابه.
– إتقان اللغتين العربية والإنجليزية.
– إجادة استخدام تطبيقات مايكروسوفت أوفيس.
– مهارات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت.
– مهارات في التواصل والتفاوض.

الوصف الوظيفي:

سيقوم السكرتير التنفيذي بتنظيم وصيانة وجدولة ومساعدة المدير من خلال أداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارة للمساهمة في كفاءة العمل العام من خلال التأكد من تنفيذ جميع المهام الإدارة الموكلة في الوقت المناسب.

المهام الوظيفية:

– الحفاظ على جدول الأعمال والمساعدة في تخطيط مواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات وما إلى ذلك.
– حضور الاجتماعات والاحتفاظ في البنود.
– استقبال وفحص المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها عند الاقتضاء.
– التعامل مع جميع المراسلات الصادرة والواردة وتحديد أولوياتها (البريد الإلكتروني والرسائل وما إلى ذلك).
– التعامل مع المستندات السرية لضمان بقائها آمنة.
– مراقبة اللوازم المكتبية والتفاوض على الشروط مع الموردين لضمان الطلبات الأكثر فعالية من حيث التكلفة.
– الاحتفاظ بالسجلات الإلكترونية والورقية لضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها.
– إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية أو التقارير على النحو المحدد.